Algemeen
V.V. Monnickendam hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
V.V. Monnickendam stelt ten doel om zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), te houden. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
De secretaris van V.V. Monnickendam vervult tevens de rol van Functionaris Gegevensbescherming. Deze is te bereiken via secretaris@vvmonnickendam.nl
Reden voor verwerking
V.V. Monnickendam verwerkt uw persoonsgegevens (veelal middels verwerker Sportlink) voor:
Verwerking van Persoonsgegevens van leden
V.V. Monnickendam verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van verenigingsdiensten en/of omdat u deze zelf (heeft) verstrekt t.b.v. van voetbal of daaraan direct gerelateerde activiteiten. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers en Vrijwilligers
Persoonsgegevens van Medewerkers en Vrijwilligers worden door V.V. Monnickendam verwerkt ten behoeve het uitvoering geven aan een arbeidsovereenkomst of collectieve verzekering.
Voor deze doelstelling(en) kan V.V.Monnickendam de volgende persoonsgegevens vastleggen:
Deze persoonsgegevens worden door V.V. Monnickendam opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men een contract heeft /verzekering geniet en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van sponsors of leveranciers
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door V.V. Monnickendam verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: een overeengekomen opdracht
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan V.V. Monnickendam de volgende persoonsgegevens vastleggen:
Deze persoonsgegevens worden door V.V. Monnickendam opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
V.V. Monnickendam verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:
Onze dienstverlening heeft niet de intentie gegevens te verwerken over personen die jonger zijn dan 16 jaar anders dan de voor voetbal benodigd. Alle andere informatie kan alleen worden verwerkt met een schriftelijke toestemming van ouders of voogd. Bij informatie die bijvoorbeeld via de website of sociale media binnenkomt kan niet altijd direct worden vastgesteld of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan actief betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via de secretaris.
Geautomatiseerde verwerking en besluitvorming; Sportlink
V.V. Monnickendam laat haar administratie, sponsorcontacten, teamsamenstelling, wedstrijdzaken, tuchtzaken centraal verwerken door een derde partij, de KNVB; Sportlink.
Op deze manier worden veel besluiten genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van V.V. Monnickendam ) er nog tussen zit.
V.V. Monnickendam neemt zo, mede door geautomatiseerde verwerkingen, ook besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Opmerkingen:
Sportlink is zich als verwerker van persoonsgegevens bewust van de noodzaak tot de beveiliging van de haar toevertrouwde gegevens. Deze gegevensbeveiliging is steeds een onderwerp bij nieuwe ontwikkelingen en sportlink houdt de bestaande situatie regelmatig tegen het licht. Effectieve gegevensbeveiliging is uiteindelijk een optelsom van een veelheid aan factoren. Om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen, zijn de volgende maatregelen genomen:
Bij vragen of opmerkingen over sportlink kunt u mailen naar security@sportlink.com of de secretaris. De standaard voorwaarden van sportlink, waarin alle verwerkingsovereenkomst gerelateerde zaken zijn geregeld, is hier te downloaden.
Privacy niveau Sportlink
Een bepaald privacy niveau is persoonlijk. Elk individu heeft een eigen persoonlijk privacy niveau en dit individuele privacy niveau bepaalt welke persoonsgegevens met anderen gedeeld (kunnen) worden. Sportlink verwerkt de gegevens als bewerker in opdracht van de KNVB of V.V. Monnickendam. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert Sportlink de privacy conform de huidige wetgeving. Daarin zijn er diverse niveaus te onderscheiden.
Personen die gebruik maken van de Voetbal.nl app of de KNVB Wedstrijdzaken app hebben de keuze uit 3 niveaus:
De instellingen hebben hun invloed op de verschillende producten. De app’s Wedstrijdzaken en Voetbal.nl tonen de informatie op basis van de ingestelde privacyregels.
De privacy instellingen kunnen op verschillende manieren worden aangepast:
Door Zelf Wijzigen in de app (KNVB Wedstrijdzaken en Voetbal.nl). Dit kan ook via een verzoek aan de ledenadministratie van V.V. Monnickendam die het privacy verzoek in Sportlink Club administratie kan verwerken.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
V.V. Monnickendam bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld danwel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
V.V. Monnickendam heeft ook buiten Sportlink om passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. De volgende maatregelen zijn genomen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens
Delen van persoonsgegevens met derden
V.V. Monnickendam deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een gemaakte overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. (zie sportlink) V.V. Monnickendam blijft ook zelf verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast kan V.V. Monnickendam uw persoonsgegevens aan andere derden verstrekken. Dit doen wij alleen met uw nadrukkelijke schriftelijke toestemming.
Social Media
V.V. Monnickendam gebruikt ook (eigen) social media kanalen, in een dialoog met leden en bezoekers van de website over haar vereniging. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. V.V. Monnickendam volgt actief hiervoor het internet en diverse sociale media kanalen, zoals Facebook, Twitter en blogs. Hierbij spant V.V. Monnickendam zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. V.V. Monnickendam behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, V.V. Monnickendam (persoons-) gegevens vast zal leggen. Deze zullen uiteraard in overeenstemming met dit privacy beleid worden verwerkt.
V.V. Monnickendam is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar sociale media kanalen of de content.
Foto’s en video’s delen op de website of sociale media
Het delen van foto’s en video’s van (mede-)spelers door ouders, technische staf of andere leden van de voetbalvereniging is veelvoorkomend en vaak goed bedoeld. Die foto of video waarop zegt iets over bijvoorbeeld de etniciteit of voorkomen en er kunnen zaken aan worden afgeleid. Deze informatie kan zo dus gevoelig en ongewenst zijn. Maar wat nu als een ouder niet wil dat een foto of video van hun kind daarop wordt getoond? V.V. Monnickendam is verplicht om gehoor te geven aan dit verzoek en dient maatregelen te nemen.
Daarom is het vanuit het oogpunt van privacy belangrijk dat de afgebeelde persoon (of zijn ouders) toestemming geeft en voorafgaande in de administratie van Sportlink kiest voor een privacy niveau. Deze keuze maak je als ouder of lid van V.V. Monnickendam dus zelf en die keuze hoeft niet bekend te zijn bij derden. De informatie wordt in Sportlink ingevoerd en zorgt ervoor dat het op een correcte wijze wordt weergegeven. Bij Afgeschermd of Beperkt kunnen dergelijke foto’s niet zondermeer worden geplaatst. V.V. Monnickendam is altijd verplicht om gehoor te geven aan een verzoek tot verwijdering.
Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites - en welke pagina’s - door bezoekers worden bekeken.
Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming te geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.
U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Help-functie van uw browser.
Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
U hebt het recht de Vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de Vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de Vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de Vereniging hebben ontvangen.
Beveiliging persoonsgegevens
De Vereniging treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Minderjarigen
Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.
Links naar andere websites
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van de Vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De Vereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.
Wijziging van het privacy beleid
De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. de Vereniging raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen u te informeren.
Contactgegevens
Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de Vereniging wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via
secretaris@vvmonnickendam.nl
Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
V.V. Monnickendam
Bestuur
Augustus 2018
AVG Privacy Verklaring